CONSULTA - Como usar o e-mail na empresa, evitando mal-entendidos que causam stress e afetam a velocidade das ações?

O uso do e-mail em nossa empresa está muito exagerado e muitas vezes em vez de ajudar atrapalha, deixa as decisões mais lentas e muito frequentemente gera conflitos por má interpretação entre as pessoas. O que fazer?
Por Humberto Andrade

O uso do e-mail em nossa empresa está muito exagerado e muitas vezes em vez de ajudar atrapalha, deixa as decisões mais lentas e muito frequentemente gera conflitos por má interpretação entre as pessoas. O que fazer?

Este é um tema que tem sido alvo de preocupação de muitos gestores.

É relativamente comum vermos pessoas se indispondo por conta de e-mails que acabam tornando a comunicação truncada. Isso acontece porque toda a comunicação escrita não contém o componente não-verbal.

Pesquisas americanas nos mostram que em um contato físico entre pessoas mais de 90% da comunicação são influenciados pela comunicação não-verbal – gestos, expressões faciais, olhar, posturas... Apenas 7% da comunicação são influenciados pela comunicação verbal.

Temos ainda que a interpretação de textos sofre influências da capacidade relativa de cada pessoa, que sobre o ponto de vista dos outros coloca uma carga adicional de pré-conceito, dentre outros fatores que representam interpolação de afetos, impedindo-a de ler e entender com precisão o que, de fato, o outro quis dizer.

Se na comunicação pessoal isso acontece a todo instante, imagine numa comunicação escrita!

Não é á toa que instintivamente as pessoas, para amenizar ou evitar interpretações erradas, criaram o hábito de usar recursos – como kkkkk, rs... rss – transmitindo o seu estado de humor para complementar textos que, muitas vezes, trazem apenas palavras frias।

Mas voltando à questão central, como usar o e-mail na empresa, evitando mal-entendidos que causam stress e afetam a velocidade das ações?

A dica é simples: por mais que se criem manuais sobre o uso do e-mail, com critérios cada vez mais sofisticados de organização das mensagens eletrônicas, nada deve superar o bom senso.

Enquanto a comunicação entre as partes estiver fluindo bem, tenha certeza de que o e-mail está sendo útil. Se após o primeiro entrave, não houver um pronto esclarecimento que mantenha o bom fluxo da comunicação, PARE! Tente imediatamente resolver por telefone. Se necessário, tire o bumbum da cadeira, fale cara a cara e resolva.

O e-mail existe para agilizar a comunicação. E, numa empresa, também para tornar as ações mais ágeis. Se isto não acontece em determinado momento, o e-mail não está sendo a forma adequada de contato. Use esta regra simples e note que os mal-entendidos diminuirão e as pessoas farão acontecer mais rapidamente.